צעדים (מנהלתיים) ראשונים
לנוחיותך, אנו מציגים כאן מידע שימושי אודות מספר מטלות מנהלתיות אותן עליך לבצע בתחילת השתלמותך כבתר-דוקטור במכון ויצמן למדע. אנו מקווים כי מידע זה יסייע לך בצעדיך הראשונים, ואנו מאחלים לך הצלחה במחקרך.

שעות הקבלה במדרשת פיינברג
בימים ראשון עד רביעי בין 09:00 ל-14:00, ובימי חמישי בין 09:00 ל-13:00.

רישום במזכירות המחלקה (כולל דואר אלקטרוני ושירותי מחשב)
עליך לפנות למזכירות המחלקה המדעית אליה משתייכת קבוצת המחקר שלך, להציג את עצמך ולהתעדכן בכל הנוגע לכללים הנהוגים במחלקה. מזכירות המחלקה תסייע לך בכל הנוגע לשירותי מחקר ובמיוחד בעניין דואר אלקטרוני ושירותי מחשב.

רישום באגף משאבי אנוש
כשבוע לאחר שהמחלקה מודיעה למדרשה על תחילת השתלמותך, עליך לפנות לאגף משאבי אנוש בבנין סטון כדי להשלים את הרישום האדמיניסטרטיבי. רצוי לתאם את ביקורך באגף עם רכז/ת משאבי אנוש המטפלת במחלקה המדעית בה תתבצע ההתשלמות.

טופס בדבר זכויות קניין רוחני
יהיה עליך לחתום על טופס זכויות קניין רוחני הנ"ל בעת הרישום באגף למשאבי אנוש. לתשומת לבך, לא ניתן להתחיל את ההשתלמות (ובוודאי לא לקבל מלגה) ללא חתימה על הטופס הנ"ל. פרטים נוספים באתר סגן הנשיא ליישומים טכנולוגיים.

צילום במחלקת הצילום
עליך לגשת למחלקת הצילום בבניין גולדשמיט כדי להצטלם. הצילום חובה, והוא תנאי מוקדם לקבלת תעודת בתר-דוקטור. ניתן לעשות זאת בכל יום ב' בין השעות 10:30 ל-12:00.

כרטיס בתר-דוקטור
מיד לאחר הצילום, רצוי ליידע את רכזת תוכנית המשתלמים במדרשה (טלפון פנימי 3843), שהצטלמת כדי שהיא תעקוב אחר הנפקת כרטיס בתר-דוקטור. כאשר הכרטיס יהיה מוכן, המדרשה תישלח לך את הכרטיס למחלקה. הכרטיס הוא גם "כרטיס קירבה מקודד" אשר ישמש אותך לכניסה לקמפוס המכון, וכן לכניסה לספריות ולבניינים השונים. במידה ויסתבר כי יש לך צורך להיכנס לבניין מסוים, למרות שאין לך הרשאה לכך, אנא פנה למנהלן המחלקה שלך כדי להסדיר את הנושא.

אישור על השתלמות
יש להניח כי יהיה עליך להציג בפני גופים שונים (ממשלתיים או מסחריים) אישור על היותך בתר-דוקטור. ניתן לקבל אישור שכזה במדרשה בשעות הקבלה הרגילות.

תווית כניסה לרכב
בתום השלמת הרישום באגף משאבי אנוש, והכנסת פרטיך למערכת הממוחשבת של האגף, יוקצה לך מספר HR.  לאחר מכן ניתן לפנות למשרד מחלקת האבטחה (ליד שער המכון) על מנת לקבל תווית כניסה לרכב.

הדרכת בטיחות
כל משתלם בתר-דוקטור אשר השלים את לימודיו במוסד אחר, חייב לעבור הדרכת בטיחות (גם אם עברת הדרכה כזו במוסד לימודים קודם). את ההדרכה עליך לתאם עם מחלקת בטיחות. משתלמים בתר-דוקטורים במדעי החיים העומדים לעסוק במחקר הכולל טיפול בחיות חייבים לעבור השתלמות מתאימה (בנוסף להדרכת הבטיחות הרגילה). פרטים על כך במחלקת הבטיחות (בטלפון פנימי: 3988; או בדף הבית של המחלקה).

אשרות לימודים וביטוח בריאות לתלמידים זרים
משתלמים בתר-דוקטורים זרים חייבים לקבל אשרת לימודים, ועל אשרה זאת להיות מוטבעת בדרכונם. תנאי מוקם לקבלת אשרה שכזאת הוא קיומו של ביטוח רפואי לתקופת האשרה. יש לקרוא בעיון את ההנחיות בנוגע לצעדים אשר יש לנקוט כדי לקבל את האשרה. בשאלות או לקבלת סיוע בעניינים הקשורים לאשרות לימודים וביטוח רפואי לתלמידים זרים יש לפנות לגב' אתי קולב (שלוחה 4536) במדרשה בשעות קבלה מיוחדות לנושאים אלה בלבד: בימי שני בין השעות 09:00 ל-11:00.